- Bepaal het type evenement dat u wilt organiseren.
- Identificeer het doel en de doelen van het evenement.
- Bepaal de doelgroep en het aantal bezoekers.
- Bepaal de vorm van het evenement (conferentie, seminar, workshop, enz.).
- Identificeer eventuele speciale vereisten of overwegingen (bijv. toegankelijkheid, culturele gevoeligheid, enz.).
- Stel de datum, tijd en locatie voor het evenement in.
- Houd rekening met de beschikbaarheid van de locatie en het schema van de aanwezigen.
2. Kies een datum en tijd die niet in strijd zijn met andere grote evenementen of feestdagen.
- Kies een locatie die goed bereikbaar is en geschikt is voor het evenement.
- Maak een budget voor het evenement.
- Bedenk alle kostenposten die aan het evenement zijn verbonden (locatie, catering, entertainment, marketing, enz.).
3. Maak een begroting voor elke uitgave en bepaal het totale budget.
- Plan voor onverwachte uitgaven door een budget voor onvoorziene uitgaven opzij te zetten.
4. Kies het thema en de stijl van het evenement.
- Kies een thema dat aansluit bij het doel en de doelen van het evenement.
- Bepaal de algemene stijl van het evenement (formeel, informeel, enz.).
- Bepaal de kleuren, versieringen en andere visuele elementen van het evenement.
5. Bepaal de gastenlijst en maak uitnodigingen.
- Identificeer de doelgroep en maak een gastenlijst.
- Bepaal de beste manier om deelnemers uit te nodigen (e-mail, post, sociale media, enz.).
- Maak uitnodigingen met alle benodigde informatie over het evenement (datum, tijd, locatie, enz.).
6. Boek de locatie en regel alle benodigde diensten.
- Kies een locatie die voldoet aan de eisen van het evenement.
- Regel de horeca (intern vanuit de locatie of extern inhuur van een catering/horecabedrijf voor eten en drinken).
- Bedenk of je EHBO nodig hebt en doek deze.
- Regel beveiliging voor je evenement.
- Bevestig alle details van de reservering met de locatie en leveranciers.
- Huur licht en geluid apparatuur voor je evenement
7. Huur leveranciers in, zoals catering, entertainment en fotografie.
- Vind de leveranciers die nodig zijn voor het evenement.
- Vraag offertes aan bij verschillende leveranciers en vergelijk prijzen en diensten.
- Huur leveranciers in die voldoen aan de eisen van het evenement en binnen het budget passen.
8. Plan het evenementenprogramma en de agenda.
- Ontwikkel een programma of agenda die aansluit bij het doel en de doelen van het evenement.
- Bepaal de volgorde en duur van elke activiteit of presentatie.
- Maak een tijdlijn die het schema van het evenement schetst.
9. Maak een marketingplan om het evenement te promoten.
- Identificeer de doelgroep en de beste marketingkanalen om ze te bereiken.
- Ontwikkel marketingmateriaal, zoals flyers, posts op sociale media en persberichten.
- Voer het marketingplan uit en volg de resultaten.
10. Regel vervoer en parkeren.
- Bepaal de vervoersbehoeften van de aanwezigen (bijvoorbeeld pendeldienst, parkeren, enz.).
- Zorg voor vervoer en parkeren die voldoen aan de behoeften van de aanwezigen.
11. Stel een registratieproces in voor deelnemers.
- Creëer een registratieproces dat gemakkelijk te gebruiken is voor deelnemers.
- Verzamel alle benodigde informatie van aanwezigen (bijv. naam, contactgegevens, dieetbeperkingen, enz.).
- Ontwikkel een systeem om de aanwezigheid bij te houden en registraties te beheren.
12. Bereid je voor op eventuele benodigde vergunningen of licenties.
- Bepaal of er vergunningen of licenties vereist zijn voor het evenement (bijv. alcoholvergunning, vergunning voor buitenactiviteiten, enz.).
- Verkrijg alle benodigde vergunningen of licenties en zorg ervoor dat u voldoet aan alle relevante voorschriften.
13. Maak een noodplan voor onverwachte problemen.
- Bedenk mogelijke problemen die zich kunnen voordoen tijdens het evenement (bijvoorbeeld weer, lage opkomst, enz.).
- Ontwikkel een noodplan om elk mogelijk probleem aan te pakken.
- Communiceren
