Audio en video voor conferentie en congres: dit heeft u nodig

Een geslaagd congres of conferentie valt of staat met de techniek. Sprekers moeten tot achter in de zaal verstaanbaar zijn, presentaties haarscherp in beeld, en steeds vaker wil een deel van het publiek online meekijken. Maar welke audio- en videoapparatuur heeft u nu precies nodig voor uw bijeenkomst? In dit artikel zetten wij de belangrijkste onderdelen op een rij — geluid, microfoons, beeld en livestream — zodat u met een gerust hart de juiste keuze maakt.

Waar moet u op letten bij audio en video voor een congres?

Anders dan bij een feest draait een congres niet om volume of sfeer, maar om twee dingen: verstaanbaarheid en zichtbaarheid. Iedereen in de zaal moet elke spreker moeiteloos kunnen verstaan en elke slide kunnen lezen. Houd daarom rekening met:

• De grootte van de zaal en het aantal deelnemers — bepalend voor het benodigde geluidsvermogen en de schermgrootte.
• Het aantal sprekers — meer sprekers betekent meer microfoons en een groter mengpaneel.
• Wel of geen online publiek — wilt u livestreamen of opnemen, dan is extra apparatuur nodig.
• De zaalindeling — een lange, diepe zaal vraagt om extra schermen of luidsprekers verder naar achteren.

Hieronder lopen we de vier bouwstenen langs.

1. Geluid: een geluidsinstallatie gericht op spraak

Voor een congres heeft u geen zware basinstallatie nodig zoals bij een feest, maar een set die is afgestemd op heldere spraakverstaanbaarheid. Wij stellen complete presentatie- en spraaksets samen, bestaande uit een professionele geluidsinstallatie, microfoons en een mengpaneel. Voor een grote zaal of een diep auditorium plaatsen wij extra luidsprekers, zodat ook de achterste rijen alles goed verstaan. Zo blijft elke spreker, paneldiscussie en vraag uit de zaal kristalhelder.

2. Microfoons: voor elke spreeksituatie de juiste keuze

Goede microfoons zijn bij een congres minstens zo belangrijk als de luidsprekers. Welke u nodig heeft, hangt af van de situatie:

• Draadloze handmicrofoon — ideaal voor vragen uit de zaal en wisselende sprekers.
• Dasspeld- of headsetmicrofoon — geeft een spreker bewegingsvrijheid op het podium, handen vrij.
• Catchbox (werpmicrofoon) — een zachte, werpbare microfoon waarmee u snel het woord aan iemand in de zaal geeft; populair bij interactieve sessies.

Bekijk ons aanbod om de juiste microfoon te huren. Twijfelt u hoeveel microfoons u nodig heeft? Wij adviseren u op basis van het aantal sprekers en het programma.

3. Beeld: beamers en LED-schermen voor heldere presentaties

Uw presentatie moet voor iedereen in de zaal goed leesbaar zijn. Afhankelijk van de zaalgrootte en de lichtomstandigheden kiest u voor een beamer of een LED-scherm:

• Beamer met projectiescherm — geschikt voor zalen die te verduisteren zijn; een voordelige oplossing voor grotere beelden.
• LED-tv-schermen — haarscherp en ook in een goed verlichte ruimte uitstekend zichtbaar, ideaal voor kleinere zalen of als extra scherm.
• Groot LED-scherm (LED-wall) — voor grote congressen waar het beeld tot achter in de zaal scherp en helder moet zijn.

Bekijk alle mogelijkheden om beeld te huren. In een lange zaal plaatsen wij desgewenst meerdere schermen, zodat ook het publiek achterin alles goed kan volgen.

4. Livestream: bereik ook het publiek dat niet aanwezig is

Steeds meer congressen worden hybride: een deel van het publiek is in de zaal, een deel kijkt online mee. Met een professionele livestreamset inclusief technicus zendt u uw evenement rechtstreeks uit naar elk gewenst platform, met goed beeld en geluid. Ook een opname van het congres voor later gebruik is mogelijk. Zo bereikt u een breder publiek, waar ter wereld de deelnemers zich ook bevinden.

Welke set past bij welk type bijeenkomst?

Ter oriëntatie een globaal overzicht. Het exacte advies stemmen wij graag op uw programma af.

Volledig verzorgd, zodat u zich op de inhoud kunt richten

U wilt zich bezighouden met de inhoud van uw congres, niet met techniek. Daarom verzorgen wij het hele traject: wij bezorgen en halen de apparatuur op door heel Nederland, installeren alles vakkundig en regelen het geluid en beeld in. Desgewenst is een ervaren technicus tijdens uw bijeenkomst aanwezig om de techniek te bedienen, zodat alles vlekkeloos verloopt en u zich nergens zorgen over hoeft te maken.

Advies op maat voor uw congres of conferentie

Geen twee bijeenkomsten zijn hetzelfde. Vertel ons over uw programma — het aantal deelnemers, de zaal, het aantal sprekers en of u wilt livestreamen — dan stellen wij een passend pakket samen en adviseren u over de juiste audio en video. Zo wordt uw conferentie of congres een professioneel en geslaagd evenement.

Vraag een vrijblijvende offerte aan voor audio en video voor uw congres of conferentie.